miércoles, 2 de julio de 2008

AUDITORÍA DE CAPACITACIÓN

jsanchez escribió "
Fuente: REDCONTABLE

A continuación les presento una línea de trabajo relacionada con la auditoría a la evaluación del desempeño de los trabajadores que partió ya hace varios años y que me ha dado muchas satisfacciones en lo personal y en lo profesional.

Los Recursos Humanos poco a poco han adquirido mayor relevancia dentro de las organizaciones, si bien siempre las empresas han necesitado personal para llevar a cabo las diversas actividades que le permiten lograr sus propósitos, no siempre fueron considerados una parte fundamental de la competitividad de una empresa. Actualmente se sabe que el éxito o fracaso de una organización esta determinado en importante medida por sus empleados, es decir, como estos funcionan en la empresa y si los mismos agregan valor a la organización o no.

Pues bien, una vez que se reconoce que los “recursos humanos” son un componente fundamental en toda entidad, ya sea esta con fines de lucro o no, surge la necesidad para las organizaciones de saber cómo realmente están desempeñando sus labores, sin embargo, si bien siempre se “evalúa” el desempeño, a medida que las organizaciones crecen necesitan implementar un sistema que les entregue datos confiables y válidos respecto al desempeño de todos sus trabajadores pues existen diversas decisiones que deben tomar las entidades precisamente relacionadas con sus recursos humanos, y que para que sean efectivas necesitan información relevante en el momento oportuno, sin embargo, uno de los motivos mas importantes por los que las empresas deben implementar un sistema de evaluación, es para saber si sus trabajadores están efectivamente contribuyendo al logro de los objetivos. Todos estos motivos hacen que la evaluación del desempeño se convierta en una necesidad de las organizaciones.

El desempeño de los empleados no sólo se debe evaluar porque hay que hacerlo si no que la empresa debe procurar que el sistema utilizado sea efectivo y que el mismo sea una herramienta al servicio de la organización, sus directivos y sus empleados. Sin embargo, todavía algunos directivos, que algunos dicen no son pocos, consideran la evaluación del desempeño como una herramienta que perjudica a la organización, lo cual difiere totalmente con el sentido original de su existencia.

Metodología

Las organizaciones necesitan conocer como están desempeñando sus labores los empleados, a fin de identificar quienes efectivamente agregan valor y cuales no, para esto se lleva a cabo la evaluación del desempeño, en donde es posible asignar calificaciones a los empleados, para que de esta forma se pueda discriminar entre empleados efectivos e inefectivos.

Sin embargo, no siempre la evaluación es concebida como una herramienta útil para la organización debido a que en algunas ocasiones el proceso esta mal diseñado y en otras los usuarios del sistema hacen mal uso del mismo. Por eso es necesario establecer una forma que permita conocer como se realiza el proceso de evaluación para determinar en que aspectos podría estar fallando. Fue necesario dividir esta investigación en dos etapas a fin de cumplir los objetivos planteados, en la primera de ellas se realizó una investigación exploratoria para conocer el proceso de evaluación a cabalidad e identificar los componentes principales del mismo.

Luego, la segunda etapa, se relacionó con la definición de atributos, riesgos y procedimientos de auditoria, siguiendo la metodología de la auditoria financiera, que permitieran obtener evidencia respecto a la eficacia del proceso de evaluación.
Finalmente, una vez definida una propuesta para realizar la auditoria, se aplicaron los procedimientos a una organización, en donde se analizó el proceso de evaluación, mediante los procedimientos diseñados y se identificaron aquellos aspectos que estaban poniendo en riesgo la efectividad del proceso.

Objetivos del trabajo de investigación

A continuación se presentan los objetivos planteados para el desarrollo de la investigación.

Objetivo general

Desarrollar una propuesta para realizar una auditoria dirigida a evaluar el proceso de evaluación del desempeño en una organización.

Objetivos específicos

1. Explicar el proceso básico de evaluación del desempeño.
2. Definir atributos a auditar en la evaluación del desempeño.
3. Determinar las principales preguntas que ayuden a minimizar los riesgos que se pueden correr al realizar la auditoria de evaluación del desempeño.
4. Diseñar procedimientos específicos para auditar la evaluación del desempeño.
5. Realizar una aplicación práctica de la propuesta realizada.
Conclusiones

La realización de esta investigación se centró en realizar una auditoria al proceso de evaluación del desempeño, respecto a lo cual se pudo obtener los siguientes resultados.

Primero que todo fue necesario dar cumplimiento al primer objetivo específico de esta investigación que se relacionó con identificar, y posteriormente definir, el proceso básico de evaluación del desempeño para lo cual fue necesario identificar cada uno de los componentes principales basándose en la teoría clásica y al mismo tiempo complementándola, pues existen componentes del proceso que son identificados en toda la literatura y otros componentes que son mencionados sólo por ciertos autores, por ser aspectos mas específicos, pero que, sin embargo, son necesarios en un proceso de evaluación. De esta forma se logró realizar la identificación de los componentes principales del proceso dándole una lógica mediante la cual se definieron cinco etapas con actividades específicas que se deben realizar en cada una de ellas.

El cumplimiento del segundo objetivo específico se realizó identificando los atributos del proceso de evaluación del desempeño. La identificación de los atributos fue realizada etapa a etapa a fin de que mediante el cumplimiento de ellos en cada etapa del proceso se asegurara, un input apropiado para la siguiente etapa. Para la etapa de planificación se determinaron 7 atributos, para la etapa de diseño 19 atributos, para la etapa de implementación 22 atributos, para la etapa de retroalimentación al empleado 10 atributos y para la etapa de retroalimentación al sistema de evaluación 6.

El cumplimiento del tercer objetivo específico se realizó mediante la definición de los riesgos asociados al incumplimiento de los atributos definidos, por lo que se identificó un riesgo por cada atributo identificado.

El cumplimiento del cuarto objetivo específico se realizó diseñando procedimientos que permitieran obtener evidencia respecto al cumplimiento de los atributos en cada etapa del proceso, se diseñaron principalmente procedimientos de análisis, indagaciones con el personal, revisión de documentos, entre otros.

Para el cumplimiento del quinto objetivo específico se realizó la aplicación de los procedimientos diseñados en una organización a fin de que a través de ellos se pudiera obtener evidencia respecto al cumplimiento de los atributos en cada etapa del proceso. Esta aplicación arrojó como resultados diversos hallazgos de auditoría, los cuales ponían en riesgo la eficacia del proceso de evaluación del desempeño. Los hallazgos mas significativos se relacionaron con la deficiencia en la definición de los calificadores ellos no tenían relación directa con la población a evaluar, lo mismo ocurría con quienes eran responsables de llevar a cabo el proceso de apelación. El otro hallazgo importante tiene relación con el diseño del instrumento de evaluación, pues este era deficiente al no evaluar todo lo que correspondía y evaluar además incorrectamente las dimensiones definidas. Todas estas deficiencias detectadas, entre otras, hacen concluir que el proceso de evaluación ineficaz para la organización.

Jorge Alejandro Sánchez Henríquez
Profesor Universidad de Talca - CHILE
Profesor REDContable.com
Email jsanchez@redcontable.com