PREPARANDO PROFESIONALES FUTUROS

Planificación de la continuidad del negocio firme y estrategias de mitigación de riesgos

Monica Foerster, Christopher Arnold | 24 de septiembre de 2019

Este es el tercer artículo de una serie de gestión de riesgos y se centra en la planificación de la continuidad del negocio y las estrategias de mitigación de riesgos. El primer artículo, Ocho pasos para establecer un programa de gestión de riesgos firmes, cubrió los beneficios y pasos de establecer un programa de gestión de riesgos, y el segundo artículo, Diez pasos para una gestión exitosa de riesgos firmes, destacó 10 pasos clave para una gestión de riesgos exitosa.

Los artículos son el resultado de las discusiones en las recientes reuniones del Comité SMP de IFAC, que involucra a profesionales de todo el mundo que comparten sus puntos de vista y opiniones. En febrero de 2019, la reunión de SMPC presentó una sesión sobre la participación de las profesiones de contabilidad japonesas en el apoyo de recuperación de desastres y las actividades de reconstrucción después del terremoto de 2011.

Japón es uno de los pocos países que tiene un apoyo activo de recuperación de desastres para las pequeñas y medianas entidades (PYME). Es bien sabido que las PYME son fundamentales para la economía de todos los países, para la innovación, el empleo y la contribución al PIB. Por lo tanto, la continuación y la sostenibilidad de las PYME durante y después de cualquier desastre natural es vital.

La Guía para la gestión de prácticas para pequeñas y medianas (la Guía de PM) incluye un módulo completo sobre gestión de riesgos que incluye: profesionalismo y ética, compromiso del cliente, control de calidad y planificación de la continuidad del negocio y recuperación ante desastres. 

Además, se alienta a los profesionales a utilizar una Lista de Verificación de Buenas Prácticas para Pequeñas Empresas como herramienta de marketing o diagnóstico para ayudarlos a determinar el consejo que un cliente de una pequeña empresa puede necesitar, y también para ayudarlos a administrar su propio negocio. Incluye una sección sobre Tareas de gestión ambiental que destaca la necesidad de que las PYME tengan un plan de contingencia para una emergencia o desastre y contiene una lista de verificación sobre "cómo responder a emergencias".

Desarrollo de un plan de continuidad comercial

La clave para la planificación de la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres es considerarla como una función completa como un todo y completa en sí misma. La forma más efectiva de coordinar la planificación en esta área es incluir los diversos componentes requeridos en un documento central. Esto se llama un plan de continuidad del negocio. El propósito de desarrollar un Plan de Continuidad de Negocio es asegurar la continuidad de la empresa durante y después de cualquier incidente crítico que resulte en una interrupción de la capacidad operativa normal de la empresa.

El Plan de Continuidad del Negocio se basa en el marco de Prevención, Preparación, Respuesta y Recuperación (PPRR):

La prevención tiene que ver con la planificación de la gestión de riesgos (consulte Ocho pasos para establecer un programa de gestión de riesgos firme). Aquí es donde se identifican y gestionan la probabilidad y / o los efectos del riesgo asociado con un incidente. Los elementos clave de los procesos de gestión de riesgos se implementan en esta etapa, con amenazas identificadas y tratadas, o reducidas a un nivel aceptable.

La herramienta clave para el elemento de preparación es el análisis de impacto empresarial. Aquí es donde se identifican y priorizan las actividades clave de la empresa que pueden verse afectadas negativamente por cualquier interrupción.

La función clave del elemento Respuesta es Planificación de respuesta a incidentes. Este plan describe las acciones inmediatas que deben tomarse para responder a un incidente en términos de contención, control y minimización de impactos.

La sección de recuperación se centra en la planificación de la recuperación. El propósito es describir las acciones que se deben tomar para recuperarse de un incidente a fin de minimizar los tiempos de interrupción y recuperación.

Otro elemento importante del Plan de Continuidad del Negocio es el concepto de actualizaciones y revisiones periódicas. Se espera que la empresa nunca necesite usar el plan, pero si alguna vez surge la necesidad, el personal debe saber que el plan está actualizado con los detalles, información y recursos actuales. Esto es importante, ya que debe reflejar las necesidades cambiantes de la empresa.

Elementos clave que el plan debe incluir:

Lista de distribución: se debe mantener una lista actualizada de las personas que han recibido una copia del plan y sus datos de contacto. Recuerde guardar una copia del plan en un lugar seguro fuera del sitio.

Referencias y documentos relacionados: haga una lista de todos los documentos que influyen en el Plan de Continuidad del Negocio.

Objetivos del plan: los objetivos aclaran el propósito del plan y deben describir el resultado previsto. 

Un ejemplo incluye:

Llevar a cabo una evaluación de gestión de riesgos de la empresa;

Definir y priorizar las funciones de práctica crítica de la empresa;

Detallar la respuesta inmediata a un incidente crítico;

Detallar estrategias y acciones a tomar para permitir que la empresa continúe operando; y

Revise y actualice este plan regularmente.

Diez estrategias de mitigación de riesgos

Cada empresa debe tener estrategias de mitigación de riesgos para prepararse en caso de muerte, pérdida o lesión de una pareja.

1. Documentar información confidencial

Es importante documentar y guardar en un lugar seguro la información crítica que es necesaria para el funcionamiento efectivo de la empresa. Esta información puede incluir:

Acuerdos y arreglos del cliente;

Acuerdos y arreglos de empleados;

Acuerdos y arreglos de proveedores;

Garantías personales proporcionadas y a quién;

Arreglos bancarios y financieros;

Nombre del abogado y detalles de contacto;

Propiedad intelectual dentro o desarrollada por la empresa; y

Recomendaciones para la gestión continua de la empresa.

2. Mantener un seguro adecuado

Es importante mantener un seguro adecuado para cubrir la empresa. Es prudente asegurarse de que la empresa tenga un seguro adecuado para cubrir a cada socio y proporcionar los fondos para pagar el patrimonio de la parte del socio en la empresa en caso de fallecimiento. La empresa prudente asegurará sus activos humanos claves tal como lo hacen con sus activos físicos.

La cobertura de seguro importante para mantener incluye:

Seguro de "persona clave";

Seguro de asociación / accionista (esto proporciona el pago a los sobrevivientes del socio); y

Seguro de equidad empresarial (es importante que la póliza de seguro de equidad empresarial esté respaldada por un "acuerdo de compra / venta", como se analiza a continuación).

3. Asegúrese de que haya un "Acuerdo de compra / venta" válido

Si hay socios en la empresa, es importante asegurarse de que haya un "acuerdo de compra / venta" legalmente elaborado y válido. Esto describe los términos y condiciones acordados entre los socios para la compra o venta de su participación en la empresa. Debe confirmarse que se ha conciliado con la cobertura del seguro de asociación / accionista para garantizar que no haya déficit.

4. Informar a los banqueros y proveedores

Es importante considerar de antemano cuál podría ser la reacción de los banqueros, otros prestamistas y proveedores ante la muerte o incapacidad de un socio de la empresa. Por ejemplo, ¿estarían preparados para continuar con sus arreglos financieros o cancelarían su deuda? Sería necesario considerar si la empresa tiene suficientes reservas financieras para cubrir tal situación.

5. Asegurar la capacitación adecuada del personal

Se debe proporcionar capacitación adecuada al personal en las áreas clave de administración y operación de la empresa para que no dependa totalmente de un socio. La Guía de PM incluye un módulo completo "Poder de las personas: desarrollo de una estrategia de las personas", que cubre el liderazgo, la gestión y la retención de empleados, el reconocimiento, la capacitación y el desarrollo.

6. Garantizar el manual de procedimientos escrito y mantenido

Es vital para el funcionamiento continuo de la empresa que se haya preparado un manual de procedimientos que documente completamente los procedimientos, procesos y operaciones de la práctica. Debe mantenerse y mantenerse actualizado. Esto significa que la empresa puede continuar operando durante la muerte o incapacidad del profesional hasta que se conozca la certeza de su futuro. El manual de procedimientos también se convierte en un documento clave en cualquier proceso de valoración que se lleve a cabo, ya que tiende a agregar valor a la empresa al reducir la dependencia de un socio.

7. Asegúrese de completar las descripciones de trabajo

Es importante que se hayan completado las descripciones de trabajo para todos los roles dentro de la empresa y que cada miembro del personal tenga claras las tareas que deben realizar.

8. Realizar evaluaciones periódicas del personal

Las evaluaciones periódicas del personal permiten al personal mantenerse informado de su progreso y desarrollo dentro de la empresa y brinda la oportunidad de brindar comentarios sobre su desempeño. También brinda la oportunidad de asesorar al miembro del personal sobre los pasos que se deben tomar si un compañero muere o queda incapacitado.

9. Cuestiones de asociación

Si hay socios dentro de la empresa, es importante que aclaren lo que sucederá en caso de muerte o incapacidad.

10. Otras relaciones comerciales

Es importante comprender si la muerte prematura o la incapacidad de un socio afectarían indebidamente a cualquier otra relación comercial que tenga la empresa. Debe haber un plan de sucesión y continuidad documentado en su lugar.